2019年本站的第一篇文章,我决定献给我的自雇朋友们,原因是在刚刚过去的2018年,荣登本站浏览榜第一位的,是我之前写过的这篇文章:

《自雇人士的“逃税”大法》

(另外一个原因,其实这是我在写上面那篇文章的时候就已经挖下的一个坑,都快两年的时间了……)

自雇人士 Self-employed,是指还没有成立公司 (Incorporate) 的 Sole Proprietor,在申报个人收入税的时候使用的还是个人T1表格。 申报自雇收入需要填写 T2125: Statement of Business or Professional Activities。

自雇人士的报税截止日期为下一年的6月15日,但是假若有欠税的话,则需要在下一年的4月30日前缴纳税款。

按照CRA的规定,所有与自雇商业有关的文件及单据都必须在发生当年结束后保留6年

开始正文之前,欢迎各位自雇老板朋友先来对号入座一下:

  • 总是喜欢拖到最后一个月的最后一分钟才开始整理单据然后就开始怀疑人生;
  • 经常把个人和自雇商业的消费和单据混在一起;
  • 有现金的收入,并且会使用这些现金来支付自雇商业或者个人消费的开销;
  • 经常请客吃饭,或者是买些小礼品或者是礼品卡送给客户;
  • 有一辆公私合用的车

有以上情况者,通常最容易引起CRA查税(TAX AUDIT RED FLAGS),所以请你们务必要好好认真看完我这篇文章。

以下开始正文,对于自雇人士如何做好文件保存RECORD KEEPING的若干建议。

建议一:定期分类整理单据

最理想的状态是每次有单据就整理,但真正做到的人几乎没有,包括我自己(捂脸~)。最好可以每个星期,若还是做不到,起码每个月至少应该整理一次。下面几个归纳文具用品可以帮你更好的将各种单据分类保存。

ACCORDION BINDER

EXPANDING FILE FOLDER WITH POCKETS

POCKETS FOR 3-HOLE BINDER

建议二:定期记录消费

单据整理好后,最好自己再花点时间做个记录,当然,你也可以选择直接把全部文件全部丢给你的会计师去帮你录入,只不过,通常会计师们都不愿意做这么繁琐的BOOKKEEPING,或者是如果做的话,他们是按照会计师的时间来收费的(心疼你的钱包一秒钟)。

自己记录消费的话,可以使用专门的会计软件。这里要强烈推荐一个非常好用的加拿大本地公司开发的手机APP,EZBOOKS,电脑上也可以使用。我自己在用,并且还安利给身边所有需要自己做BOOKKEEPING的朋友。这个APP的好处是可以将单据拍照上传,像有些刷卡机的收据,时间长了是会褪色的,把单据拍下来就是一个最简单粗暴的解决办法了。这个应用还允许你把记录的消费及上传的单据输出下载备份,以我自己为例,每个月下载一次,保留一份在电脑,一份在移动硬盘,确保万无一失。

另外一个比较常用的软件是QUICKBOOKS ONLINE。这个软件也是同时可以在电脑和手机上使用,但是相较于EZBOOKS,QB适合稍微有一点点会计基础的朋友。

用EXCEL来记录也是一个不错的方法。我自己有设计了一个简单的模板,如果有需要的朋友可以在下面给我留言。

如果你实在是没有时间来自己整理和记录消费,你可以考虑请一个还在读书的会计专业学生来帮你做BOOKKEEPING。现在的市场价格一个小时大概$20,每周大概需要2-4小时,对于大部分自雇人士来说,是可以负担得起并且会极大的提高他们生活质量和幸福指数的一笔开支,而对于那些学生也是一个非常好的锻炼机会,WIN WIN。

建议三:开设独立的自雇商业银行账户及信用卡

开设独立的银行账户及信用卡可以尽量避免将个人生活消费与自雇商业消费混在一起。与自雇商业有关的消费,也应该尽量使用专属自雇商业的银行支票或信用卡进行支付,并且每个月都要对一次帐,确保银行月结单上的每一笔消费都有完整的支持单据文件。

此外,对于有现金收入的自雇人士,每笔现金收入都应该先存入银行,如有需要,再从中取出。

建议四:做好汽车里程记录LOGBOOK

自雇人士如果使用同一车辆进行自用和商用的,按照CRA的规定要求,在第一年的时候(12个月),最好可以保留一份完整的细分到每一次行程的汽车里程记录LOGBOOK,包含以下信息:

  • 日期
  • 目的地
  • 行程目的
  • 为该行程所驾驶的公里数

在这里又要推荐下面这款手机APP给大家,MILEAGE LOGBOOK BY DRIVERSNOTE。有兴趣的朋友自己下载一个研究一下,我这里就不帮它做免费广告了。比较传统的朋友也可以直接用纸来记录,但是无论用那种方法,最重要的是要养成上车下车自动做记录的好习惯。

最后的一些小提醒

  • 一定一定一定要保留ITEMIZED RECEIPTS,单单只有刷卡机收据,或者是单单只有信用卡STATEMENT,这样的证明文件CRA是不承认的,因此也不会允许相对消费的申报。
  • 餐饮娱乐费用(Meals & Entertainment),包括与餐饮娱乐相关的礼品卡,只能申报相当于实际费用的50%。
  • 有些商业用设备器材(如电脑,打印机,手机)属于固定资产,只能按照CRA的折旧率每年申报CAPITAL COST ALLOWANCE,并不能在购买的当年作为消费全部扣减。

最后祝各位自雇大老板朋友在2019年都赚个盘满钵满~

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